Zeitmanagement-Tools für Doktoranden: Ein Überblick

Es ist Montagmorgen, die To-Do-Liste ist länger als der letzte Literaturartikel, und das Abgabedatum rückt bedrohlich näher. Der Kaffeebecher steht griffbereit, das Notebook wartet – doch statt produktiv zu starten, verheddert man sich in Notizen, PDFs und unfertigen Aufgaben.

Kommt dir das bekannt vor? Keine Sorge, du bist nicht allein. Die Promotion ist ein Marathon, kein Sprint, und ohne kluge Zeitmanagement-Strategien fühlt es sich manchmal so an, als würdest du im Kreis rennen. Zum Glück gibt es digitale Helfer, die genau hier einspringen und Struktur ins Chaos bringen können.

In diesem Beitrag zeige ich dir fünf Tools, die dein Zeitmanagement revolutionieren und dich Schritt für Schritt durch den Dissertationsprozess begleiten. Von visuellen Boards über Literaturlisten bis hin zu Musik für den perfekten Fokus – hier ist für jeden etwas dabei!

1 Trello – Ordnung ins Dissertation-Chaos bringen

Trello ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, das auf der Kanban-Methode basiert. Es ermöglicht Nutzern, Aufgaben als Karten zu erstellen und diese auf verschiedenen Listen zu organisieren.

Vorteile

• Übersichtlichkeit: Durch die einfache Drag-and-Drop-Funktion können Aufgaben leicht verschoben und organisiert werden.
• Flexibilität: Trello eignet sich sowohl für die Organisation einzelner Aufgaben als auch für die Planung großer Projekte.
• Team-Integration: Es ist möglich, mit mehreren Personen an einem Board zu arbeiten, was besonders nützlich ist, wenn man in Kollaboration mit anderen Forschern steht.

Nachteile

• Begrenzte Struktur: Trello kann bei komplexeren Projekten schnell unübersichtlich werden, da es an einer hierarchischen Struktur fehlt.
• Abhängigkeit von Listen: Trello eignet sich weniger für Aufgaben, die nicht in Listen dargestellt werden können. Dies kann für Doktoranden, die detaillierte Zeitpläne oder Meilensteine festlegen müssen, problematisch sein.

Anwendungsbeispiel: Strukturierung von Kapiteln und Unterkapiteln

Trello eignet sich hervorragend zur Organisation des Schreibprozesses. Man kann für jedes Kapitel eine Liste erstellen und für die verschiedenen Unterkapitel und Abschnitte Karten anlegen. Jede Karte könnte dann wichtige Punkte enthalten, wie Forschungsfragen, Quellen oder To-Dos für diesen Abschnitt. Karten können zudem mit Fristen, Checklisten und Anhängen versehen werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen direkt zur Verfügung stehen.

Besonders nützlich für: die Planung des Schreibprozesses

2 Notion – der digitale Butler für deine Forschung

Notion ist ein All-in-One-Workspace, der Notizen, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und mehr vereint. Es bietet vielfältige Vorlagen und Anpassungsoptionen.

Vorteile

• Anpassungsfähigkeit: Notion lässt sich durch seine Flexibilität an fast jedes Forschungsprojekt anpassen.
• Zentrale Datenverwaltung: Alle Notizen, To-Do-Listen und Projektpläne lassen sich an einem Ort speichern, was die Übersichtlichkeit erhöht.
• Datenbank-Integration: Notion bietet die Möglichkeit, komplexe Datenbanken zu erstellen, was für die Organisation wissenschaftlicher Literatur sehr hilfreich sein kann.

Nachteile

• Lernkurve: Die vielen Funktionen von Notion können zu Beginn überwältigend sein und erfordern eine Einarbeitungszeit.
• Offline-Einschränkungen: Notion funktioniert am besten mit Internetverbindung. Das kann bei Reisen oder in Regionen mit schwachem Netz problematisch sein.

Anwendungsbeispiel: Literaturdatenbank und Notizen zu Quellen

In Notion lässt sich eine Literaturdatenbank mit Schlagwörtern, Kategorien und eigenen Notizen erstellen. Wenn ein Doktorand einen Artikel liest, kann er Notizen direkt zu diesem Artikel speichern und spezifische Zitate markieren, die später für die Dissertation nützlich sein könnten. Durch die Verlinkungsfunktionen kann er zudem Verbindungen zwischen Artikeln, Hypothesen und Forschungsfragen herstellen und so Zusammenhänge leichter nachvollziehen.

Besonders nützlich für: Das Sammeln und Organisieren von Literatur und die Verknüpfung mit eigenen Forschungsfragen und Hypothesen.

3 Mendeley – die Geheimwaffe fürs Zitieren

Mendeley ist ein Referenzmanagement-Tool, das vor allem zur Organisation wissenschaftlicher Literatur und Quellen verwendet wird.

Vorteile

• Literaturverwaltung: Mendeley ermöglicht das einfache Speichern und Organisieren wissenschaftlicher Artikel, was besonders für die Literaturrecherche nützlich ist.
• Notizen und Markierungen: Doktoranden können direkt in PDFs Notizen und Markierungen setzen.
• Kollaborationsmöglichkeiten: Mendeley erlaubt das Teilen von Literaturlisten mit anderen Nutzern, was bei Teamprojekten hilfreich sein kann.

Nachteile

• Eingeschränkte Projektmanagement-Funktionen: Mendeley eignet sich hervorragend für die Literaturverwaltung, ist aber weniger hilfreich für Aufgaben- und Zeitmanagement.
• Abhängigkeit vom Mendeley-Format: Datenexporte sind oft auf das eigene Format beschränkt, was für Nutzer anderer Referenzsysteme umständlich sein kann.

Anwendungsbeispiel: Verwaltung der Forschungsbibliothek und Zitierhilfe

Mendeley ist ideal, um eine gut organisierte Forschungsbibliothek anzulegen. Doktoranden können ihre Artikel und Bücher in Mendeley speichern und kategorisieren (zum Beispiel nach Themenbereichen oder Forschungsfragen). Dank der Notiz- und Markierungsfunktion lassen sich wichtige Absätze hervorheben, und die automatische Zitation spart beim Schreiben der Dissertation viel Zeit. Ein weiterer Vorteil: Mendeley bietet die Möglichkeit, direkt in Word oder Latex Zitationen aus der Datenbank einzufügen.

Besonders nützlich für: Literaturverwaltung, Zitationen und die Organisation von Quellen für die Dissertation.

4 Microsoft To Do – dein Coach für den Doktoranden-Alltag

Microsoft To Do ist eine einfach zu bedienende Aufgabenverwaltungs-App, die es Nutzern ermöglicht, To-Do-Listen zu erstellen und ihre tägliche Arbeit zu organisieren.

Vorteile

• Einfachheit: Die intuitive Bedienung macht Microsoft To Do für viele Nutzer attraktiv.
• Integration: Die Verbindung mit anderen Microsoft-Apps wie Outlook und Teams kann die Zusammenarbeit und das Verwalten von Terminen erleichtern.
• Fokus-Modus: Nutzer können Prioritäten setzen und auf besonders wichtige Aufgaben fokussieren.

Nachteile

• Begrenzte Funktionen: Microsoft To Do ist für einfache Aufgaben ideal, stößt jedoch bei der Organisation komplexer Projekte schnell an seine Grenzen.
• Fehlende wissenschaftliche Integration: Anders als Notion oder Mendeley bietet Microsoft To Do keine spezifischen Funktionen für die Literatur- oder Datenverwaltung.

Anwendungsbeispiel: Tägliche To-Do-Listen und Erinnerungen für kurzfristige Aufgaben

Microsoft To Do kann für die alltägliche Aufgabenverwaltung verwendet werden, wie das Erstellen von Tageszielen. Ein Doktorand kann zum Beispiel eine Liste mit Tagesaufgaben erstellen, etwa „Literaturrecherche für Kapitel 2“ oder „Datenerhebung für Versuchsreihe B vorbereiten“. Außerdem kann er sich Erinnerungen setzen, die ihn an wichtige Aufgaben oder Fristen erinnern, wie etwa die Teilnahme an einem Kolloquium.

Besonders nützlich für: Die tägliche Organisation und Verwaltung kurzfristiger Aufgaben und To-Dos im Forschungsprozess.

5 Focus@Will – die Sound-Kur fürs Schreiben

Focus@Will ist ein Tool, das speziell dafür entwickelt wurde, die Produktivität durch Musik und Soundscapes zu steigern.

Vorteile

• Konzentrationsförderung: Studien zeigen, dass die speziell komponierte Musik die Konzentrationsfähigkeit fördern kann.
• Flexible Nutzung: Verschiedene Soundtracks für unterschiedliche Aufgabenarten, wie intensives Lesen oder Schreiben, können individuell angepasst werden.

Nachteile

• Kosten: Focus@Will ist ein kostenpflichtiger Dienst, was für viele Studierende ein Nachteil sein kann.
• Kein klassisches Zeitmanagement: Das Tool bietet keine Planungsfunktionen, sondern unterstützt lediglich die Konzentrationsfähigkeit.

Anwendungsbeispiel: Förderung der Konzentration während der Schreibphasen

Bei intensiven Schreibphasen kann es hilfreich sein, die Ablenkungen zu minimieren und den Fokus aufrechtzuerhalten. Ein Doktorand, der beispielsweise gerade das Methodenkapitel schreibt, kann Focus@Will nutzen, um mit konzentrationsfördernder Musik Ablenkungen zu reduzieren und sich länger auf das Schreiben zu konzentrieren. Der Fokus-Modus des Tools hilft besonders bei zeitlich begrenzten Arbeitssprints, etwa in einer 2-stündigen ununterbrochenen Schreibphase.

Besonders nützlich für: Phasen intensiver Schreibarbeit oder konzentrierter Recherche, um Ablenkungen zu minimieren und produktiver zu arbeiten